Gruppen-Verwaltung
Gruppen sind das Herz von KitzControl. Hier koordinieren Sie mit Ihrem lokalen Team Kitzrettungseinsätze. Erfahren Sie, wie Sie eine Gruppe gründen, Mitglieder einladen und Rollen verwalten.
Was ist eine Gruppe?
Grundkonzepte verstehen
Eine Gruppe ist eine Organisationseinheit in KitzControl — z.B. ein lokales Rettungsteam, eine Freiwilligengruppe oder ein Verein. Alle Mitglieder einer Gruppe können zusammen Kitzrettungseinsätze koordinieren, Feldanmeldungen sehen und die Live-Karte nutzen.
Beispiel: Lokale Gruppe
"Kitzrettung Rhein-Hessen" mit 15 Piloten, 25 Helfern und 8 Landwirten. Sie koordinieren gemeinsam Einsätze in der Region.
Beispiel: Multi-Gruppen
Ein Pilot kann in mehreren Gruppen Mitglied sein (z.B. "Maintal-Retter" + "Bundesverband"). Er sieht dann Einsätze von beiden.
Eine neue Gruppe gründen
Schritt-für-Schritt Anleitung
Wenn es Ihre Gruppe noch nicht in KitzControl gibt, können Sie eine neue gründen:
Schritt 1: Gehen Sie zu "Gruppen" in der Navigation
Schritt 2: Klicken Sie auf "Neue Gruppe erstellen"
Schritt 3: Füllen Sie folgende Felder aus:
- • Gruppenname: z.B. "Kitzrettung Taunus"
- • Beschreibung: Kurze Info zur Gruppe (optional)
- • Region / PLZ: Geografischer Schwerpunkt
- • Kontakt-Email: E-Mail für externe Anfragen
- • Logobild: Vereins- oder Gruppen-Logo (optional)
Schritt 4: Klicken Sie "Erstellen" — Sie sind jetzt der erste Admin der Gruppe!
Admin-Status: Nur Sie können Mitglieder einladen, Rollen verwalten und Gruppe-Einstellungen ändern. Sie können später weitere Admins hinzufügen.
Sie sind bisher allein unterwegs? Wer sich als Einzelpilot registriert hat, sieht den Menüpunkt "Gruppen" noch nicht — stattdessen steht dort "Gruppe gründen". Damit legen Sie die Gruppe mit Ihrem bestehenden Konto an. Eine zweite Registrierung ist nicht nötig und würde ein doppeltes Konto erzeugen.
Produktschlüssel: Haben Sie bei Ihrer Registrierung bereits einen Schlüssel eingelöst, gilt er auch für die neue Gruppe — pro Konto ist genau eine Lizenz vorgesehen. Ohne Lizenz gründen Sie im kostenfreien Sichtbarkeits-Plan (Eintrag in der PLZ-Suche) und schalten den Vollzugang später frei. Pro Konto ist eine eigene Gruppe möglich.
Mitglieder einladen
Team aufbauen und wachsen lassen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Mitglieder zu Ihrer Gruppe einzuladen:
Option 1: Einladungslink teilen (empfohlen)
Das ist die schnellste Methode:
- 1. Gehen Sie zur Gruppen-Detailseite
- 2. Kopieren Sie den Einladungslink
- 3. Teilen Sie den Link per E-Mail, WhatsApp oder Aushang mit potenziellen Mitgliedern
- 4. Neue Benutzer klicken den Link, registrieren sich und treten der Gruppe bei
- 5. Der Gruppen-Gründer und alle aktiven Koordinatoren werden per E-Mail benachrichtigt und können die Anfrage bestätigen
Option 2: Bereits registrierte Benutzer hinzufügen
Falls die Person bereits in KitzControl registriert ist:
- 1. Gehen Sie zu "Gruppen > Mitglieder"
- 2. Nutzen Sie die Suchfunktion (E-Mail eingeben)
- 3. Fügen Sie die Person zur Gruppe hinzu
- 4. Die Person muss die Mitgliedschaft bestätigen
Tipp: Einladungslinks können Sie jederzeit deaktivieren oder neu generieren. So kontrollieren Sie, wer Ihrer Gruppe beitreten kann.
Rollen und Berechtigungen
Wer darf was in der Gruppe?
In jeder Gruppe gibt es mehrere Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen:
👑 Admin / Koordinator
Der Gruppenleiter mit vollständigen Kontrolle:
- ✓ Mitglieder einladen und entfernen
- ✓ Rollen zuweisen und ändern
- ✓ Gruppeneinstellungen bearbeiten (Name, Logo, Region)
- ✓ Alle Einsätze und Feldanmeldungen sehen und verwalten
- ✓ Berichte und Statistiken anschauen
- ✓ Aufträge an Piloten zuweisen (E-Mail-Benachrichtigung)
Hinweis: Ein Koordinator kann maximal eine eigene Gruppe anlegen und führen. Für weitere Gruppen wende dich bitte an einen Administrator.
🚁 Pilot
Drohnen-Pilot mit Einsätze durchführen:
- ✓ Einsätze sehen und annehmen
- ✓ Drohnen registrieren und verwalten (Modell, Seriennummer)
- ✓ Kitzfunde erfassen (Foto-GPS, Handy-GPS, manuell)
- ✓ Feldanmeldungen sehen
- ✓ Live-Karte nutzen
- ✗ Keine Mitgliederverwaltung
👥 Helfer / Retter
Unterstützungsteam mit Echtzeit-Einsatzzugang:
- ✓ Einsätze sehen und Verfügbarkeit angeben
- ✓ Live-Karte nutzen (Felder, Fundstellen)
- ✓ Feldanmeldungen sehen
- ✗ Keine Drohnen-Verwaltung
🚜 Landwirt / Partner
Feldbesitzer mit Anmeldezugang:
- ✓ Felder anmelden und verwalten
- ✓ Einsatz-Status und Ergebnisse sehen
- ✓ Kontaktdaten der Gruppenleiter einsehen
- ✓ Kontaktdaten in Adressbuch (für Gruppe sichtbar)
- ✗ Keine Drohnen-Verwaltung
Rolle ändern: Admins können in "Gruppen > Mitglieder" die Rolle eines Mitglieds anpassen. Klicken Sie auf das Mitglied und wählen Sie die neue Rolle.
Gruppeneinstellungen
So konfigurieren Sie Ihre Gruppe
Admins können viele Aspekte der Gruppe anpassen. Gehen Sie zu "Gruppen > Einstellungen":
Allgemeine Informationen
- • Gruppenname: Name (z.B. "Kitzrettung Taunus")
- • Beschreibung: Kurze Info zur Gruppe
- • Kontakt-Email: E-Mail für externe Anfragen (z.B. von Landwirten)
- • Telefon: Notfall-Kontakt (optional)
- • Website: Link zur Vereins-Website (optional)
Geografische Region
- • PLZ-Bereich: Für Feldanmeldungen sichtbar (z.B. "60–63" für Maintal-Raum)
- • Einsatzradius: Wie weit reicht Ihre Gruppe? (für Angebote an Landwirte)
- • Bundesland / Region: Für Statistiken und Filterung
Foto-Speichermodus
- • GPS mit Thumbnail: Fundstellen werden mit GPS-Koordinaten und einem kleinen Vorschaubild gespeichert
- • Nur GPS: Fundstellen werden nur mit GPS-Koordinaten gespeichert (datenschutzfreundlicher, weniger Speicherverbrauch)
Verfügbarkeits-Status
- • Verfügbar: Gruppe nimmt Feldanmeldungen an (grün in der PLZ-Suche)
- • Ausgebucht: Gruppe ist aktuell voll belegt (rot in der PLZ-Suche)
- • Saisonpause: Gruppe ist außerhalb der Saison nicht aktiv (gelb)
Einladungen & Beitritte
- • Einladungslink: Generieren, teilen und bei Bedarf deaktivieren
Sicherheit: Nur Admins haben Zugriff auf Einstellungen. Andere Rollen können diese sehen, aber nicht bearbeiten.
Kommunikation und Echtzeit-Updates
Ihr Team bleibt synchronisiert
KitzControl hält Ihr Team mit E-Mail-Benachrichtigungen und einer Echtzeit-Kartenansicht auf dem Laufenden:
📧 E-Mail-Benachrichtigungen
Was: Automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei wichtigen Ereignissen
Wann: Bei Auftragszuweisung an Piloten, bei Beitrittsanfragen (an Gründer und alle aktiven Koordinatoren) und bei neuen Feldanmeldungen (an die Gruppen-E-Mail, ersatzweise an die Koordinatoren)
Zugang: Alle Gruppenmitglieder erhalten relevante Benachrichtigungen
🗺️ Live-Karte
Was: Kartenansicht mit Feldern, Status-Farbcodes und Flugzonen
Daten: Feld-Polygone, Mähtermine, DIPUL-Flugzonen, Wetter
Zugang: Alle Gruppenmitglieder
Ort: Im Haupt-Menü unter "Karte"
Nachricht an Gruppe (Rundmail)
E-Mail an alle Piloten, Helfer oder Koordinatoren der Gruppe
Auf der Gruppen-Detailseite gibt es für Koordinatoren (Vorstand) und Administratoren den Button "Nachricht an Gruppe". Damit schreibst du eine E-Mail an die aktiven Mitglieder deiner Gruppe, ohne Adressen einzeln herauszusuchen, zum Beispiel für die Einsatzplanung am Wochenende oder eine Absage wegen Wetter.
Wer darf senden, wer empfängt
- • Senden: nur Koordinatoren dieser Gruppe und der Vorstand (Admin).
- • Empfänger: aktive Mitglieder mit den gewählten Rollen Koordinatoren, Piloten und/oder Helfer. Die Empfängerzahl wird beim Anhaken live angezeigt.
- • Landwirte erhalten keine Rundmails. Sie haben oft kein Konto und werden nur zu ihren eigenen Feldern informiert.
- • Mitglieder ohne bestätigte E-Mail-Adresse, inaktive Mitglieder und gelöschte Konten werden übersprungen. Jede Person bekommt die Mail genau einmal, auch mit mehreren Rollen.
So kommt die Mail an
- • Betreff 3 bis 120 Zeichen, Text 10 bis 5000 Zeichen. Zeilenumbrüche werden übernommen, HTML oder Links werden als reiner Text angezeigt.
- • Der Betreff wird mit dem Gruppennamen vorangestellt, z. B. [Kitzrettung Musterstadt] Einsatz Samstag.
- • Antworten gehen direkt an dich (Reply-To ist deine Konto-E-Mail), nicht an KitzControl. Jeder Empfänger bekommt eine eigene Mail, Adressen sind nicht für andere sichtbar.
- • Am Ende steht automatisch: "Diese Nachricht wurde von <Name> über KitzControl an die Gruppe <Gruppe> gesendet. Antworten gehen direkt an den Absender." plus der Hinweis, dass sich Mitglieder bei Fragen an den Vorstand wenden können.
Limit: 5 Rundmails pro Gruppe und Tag
Pro Gruppe sind maximal fünf Rundmails pro Kalendertag möglich (gezählt über alle Koordinatoren der Gruppe). Ist das Limit erreicht, zeigt das Formular an, ab wann es wieder geht (ab dem nächsten Tag, 00:00 Uhr). Jede Rundmail wird mit Betreff, Rollen, Empfängerzahl und Absender im Protokoll festgehalten.
Mitglieder verwalten
Team-Übersicht und Verwaltung
Als Admin sehen Sie in "Gruppen > Mitglieder" eine vollständige Liste aller Gruppenmitglieder:
Pro Mitglied sehen Sie:
- • Name
- • E-Mail und Telefon
- • Rolle in der Gruppe (Koordinator, Pilot, Helfer, Mitglied)
- • Mitgliedsstatus (aktiv, angefragt)
Admin-Aktionen (nur Admins):
- ✏️ Rolle ändern: Pilot → Helfer oder mehrere Rollen vergeben
- 📧 E-Mail-Kontakt: Kontaktdaten des Mitglieds einsehen
- 🔗 Adressbuch: Kontaktdaten für Einsatz-Planung
- ❌ Entfernen: Mitglied aus Gruppe entfernen (kann wiederkommen mit Einladungslink). Das Benutzerkonto bleibt bestehen. Hat die Person als Pilot noch offene Aufträge, wird das Entfernen abgelehnt — erst Aufträge abschließen oder an einen anderen Piloten übergeben.
- 🚁 Piloten verwalten: Unter "Piloten" können Sie Piloten stilllegen und wieder reaktivieren (siehe Hilfe "Piloten")
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Antworten zu Gruppen-Verwaltung
❓ Ich habe einen Produktschlüssel gekauft — wo gebe ich ihn ein?
Gruppen im kostenfreien Sichtbarkeits-Plan sehen im Dashboard die Karte "Produktschlüssel einlösen". Als Vorstand (Koordinator) gibst du dort den Schlüssel aus der CopterPro-Bestellbestätigung ein; die Gruppe wird sofort auf Vollzugang umgestellt (Felder, Aufträge, Piloten, Controller-App). Gehört dir zusätzlich eine Vollzugang-Gruppe, findest du das Formular auf der Detailseite der Sichtbarkeits-Gruppe unter "Vollzugang freischalten". Ein Schlüssel kann nur einmal und pro Konto nur eine Lizenz eingelöst werden.
❓ Kann ich Admin-Rechte an andere delegieren? Geht ein Stellvertreter?
Ja. Gehen Sie zu "Gruppen > Mitglieder", klicken Sie beim Mitglied auf das Stift-Symbol und setzen Sie den Haken bei Koordinator. Eine Gruppe kann mehrere Koordinatoren haben (standardmäßig bis zu 20) — zwei Personen, die sich die Leitung teilen, sind also problemlos möglich. Der Dialog zeigt an, wie viele Koordinatoren die Gruppe aktuell hat. Ein Mitglied kann gleichzeitig Koordinator und Pilot sein.
❓ Ich habe die Rolle geändert, aber die Person sieht sie nicht — warum?
Die Änderung ist sofort gespeichert. Die betroffene Person sieht ihre neue Rolle (z.B. neue Menüpunkte, Koordinator-Funktionen) nach dem nächsten Seitenaufruf oder Neuladen — die Anmeldung wird dabei automatisch aktualisiert, ein Abmelden ist nicht nötig. Erscheint die Rolle trotzdem nicht, prüfen Sie in der Mitgliederliste, ob die Rolle wirklich beim richtigen Mitglied gesetzt ist und der Mitgliedsstatus aktiv ist (nicht "angefragt").
❓ Was passiert, wenn ein Mitglied die Gruppe verlässt?
Die Person verliert Zugriff auf Gruppen-Daten und Echtzeit-Updates. Ihre historischen Einsätze bleiben im Archiv erhalten. Sie können die Person später wieder einladen.
❓ Kann ein Benutzer mehreren Gruppen angehören?
Ja! Ein Pilot kann z.B. Mitglied in "Kitzrettung Taunus" und "Maintal-Retter" gleichzeitig sein. In der App kann er zwischen Gruppen wechseln.
❓ Was ist der Unterschied zwischen "Gruppe" und "Rolle"?
Gruppe: Eine Organisationseinheit (z.B. "Kitzrettung Taunus"). Sie können mehreren Gruppen angehören.
Rolle: Ihre Position in einer Gruppe (z.B. "Pilot", "Admin"). Sie können mehrere Rollen haben.
❓ Kann ich eine Gruppe löschen?
Wenn Sie eine Gruppe nicht mehr benötigen, wenden Sie sich an den System-Administrator. Historische Einsatzdaten bleiben für Statistiken erhalten.
❓ Wie stelle ich sicher, dass nur vertrauenswürdige Personen in der Gruppe sind?
Deaktivieren Sie den Einladungslink, wenn Sie keine neuen Mitglieder mehr aufnehmen möchten. Als Admin können Sie jederzeit Mitglieder aus der Gruppe entfernen.
E-Mail-Adresse eines Mitglieds korrigieren
Wenn bei der Einladung eine falsche Adresse eingetragen wurde
Wurde eine Einladung an eine falsche Adresse geschickt, kommt die eingeladene Person überhaupt nicht an ihr Konto — sie kann die Adresse also auch nicht selbst korrigieren. Für genau diesen Fall darf der Vorstand (Koordinator) die Adresse eines Mitglieds seiner Gruppe ändern.
- Unter Gruppen die Gruppe auswählen.
- In der Mitgliederliste beim betroffenen Mitglied auf das Briefumschlag-Symbol klicken.
- Die richtige Adresse eintragen und speichern.
Was danach passiert: Die neue Adresse gilt sofort als Anmelde-Adresse. Das Mitglied bekommt dorthin eine Nachricht mit einem Bestätigungslink. Kennt es sein Passwort nicht, nutzt es auf der Anmeldeseite "Passwort vergessen".
Grenzen dieser Funktion: Die eigene Adresse ändern Sie unter "Profil" — dort mit Passwort und Bestätigungslink. Adressen von Administrator-Konten kann nur ein Administrator ändern. Jede Änderung wird protokolliert (alte und neue Adresse, wer sie ausgelöst hat).
Land und Postleitzahl der Gruppe
Wichtig für die Umkreissuche
In den Gruppen-Einstellungen gibt es neben der Postleitzahl das Feld Land. Steht es auf Deutschland (Voreinstellung), ermittelt KitzControl aus der fünfstelligen PLZ automatisch den Kartenmittelpunkt und den Ort.
Gruppen außerhalb Deutschlands tragen ihr Land ein — zum Beispiel Österreich mit einer vierstelligen Postleitzahl. Dann wird die PLZ gespeichert, aber nicht mehr als deutsche gelesen. Vorher wurde eine vierstellige Zahl auf fünf Stellen aufgefüllt: aus der österreichischen 1723 wurde die sächsische 01723, und die Gruppe erschien in der deutschen Umkreissuche an der falschen Stelle.
Für Länder außerhalb Deutschlands liegt kein Postleitzahlen-Verzeichnis vor. Der Kartenmittelpunkt bleibt dort auf dem Wert, der beim Anlegen der Gruppe über die Regionsauswahl gesetzt wurde.
Best Practices für erfolgreiche Gruppen
Tipps aus erfahrenen Teams
- 1.Klare Rollen: Definieren Sie ab Anfang, wer Koordinator, Pilot und Helfer ist. Das vermeidet Verwirrung.
- 2.Mehrere Admins: Haben Sie mindestens 2 Admins, falls einer ausfällt. Aber nicht zu viele (Verwirrung!).
- 3.Regelmäßige Updates: Halten Sie die Gruppen-Infos aktuell (Kontakte, Dienste, Region).
- 4.Kommunikation etablieren: Nutzen Sie die Live-Karte und E-Mail-Benachrichtigungen, um Einsätze effizient zu koordinieren.
- 5.Verfügbarkeits-Kalender: Ermutigen Sie Piloten, ihre Verfügbarkeit anzugeben. Das hilft bei Einsatz-Planung.
- 6.Regelmäßige Schulungen: Veranstalten Sie gelegentlich Online-Schulungen zum neuen Features (über die Hilfe-Seiten).